Häufig gestellte Fragen - FAQ

Die Schwellenwerte sind die festgelegten Beträge, an denen sich entscheidet, welches Vergabeverfahren angewendet wird.

Grundsätzlich soll ausgeschrieben werden. Es ist aber nach dem Bayerischen Landesrecht zulässig bis zu einem Auftragsvolumen von 25.000 Euro netto den Auftrag freihändig, d.h. unter Einholung von Vergleichsangeboten zu vergeben. Ab einem Auftragsvolumen von 209.000 Euro netto wird EU-weit ausgeschrieben.

Die Schwellenwerte und die dazugehörigen Vergabeverfahren:

• Auftragswert bis 25.000 Euro netto freihändige Vergabe
• Auftragswert zwischen 25.000 Euro netto und 209.000 Euro netto nationale Ausschreibung
• Auftragswert über 209.000 Euro netto EU-Ausschreibung

Die Veröffentlichung erfolgt in sogenannten Veröffentlichungsorganen

• EU-Amtsblatt
• Vergabeplattform des Freistaats Bayern (Link siehe rechts) und des Bundes (www.bund.de)

und teilweise auf den Internetseiten der Bayer. Polizei unter Aktuelles "Öffentliche Ausschreibungen".

Die Unterlagen können grundsätzlich per Brief, per Fax, oder per E-Mail angefordert werden. Auf welchen Wegen Sie die Unterlagen in den einzelnen Ausschreibungen anfordern können, entnehmen Sie bitte dem Veröffentlichungstext. Die Unterlagen werden Ihnen in der Regel in schriftlicher Form per Post oder per E-Mail übersandt. Bei europaweiten Ausschreibungen können die Vergabeunterlagen auch aus dem Internet von der jeweiligen Veröffentlichungsplattform heruntergeladen werden.

Angebote auf Ausschreibungen müssen schriftlich abgegeben werden. Das gilt auch für die mittels e-mail erhaltenen Unterlagen. Diese müssen ausgedruckt, ausgefüllt und dann in Papierform an die zuständige Vergabestelle geschickt werden. Die Bayerische Polizei setzt zwar zunehmend auch bei Ausschreibungen elektronische Verfahren ein, aber derzeit können Angebote zu Ausschreibungen noch nicht in elektronischer Form abgegeben werden.

Die Angebote müssen auf den von der Vergabestelle übersandten Vordrucken erstellt werden. Dabei müssen die gestellten Fragen vollständig beantwortet werden. Falsch, unvollständig oder gar nicht beantwortete Fragen können unter Umständen zum Ausschluss Ihres Angebotes führen.

Die Verwendung eigener Vordrucke oder die Abänderung der von der Vergabestelle vorgegebenen Unterlagen ist unzulässig und führt immer dazu, dass Ihr Angebot nicht berücksichtigt wird.

Sofern die Vergabestelle weitere Unterlagen angefordert hat ( z.B. Eigenerklärungen, Bescheinigungen, Nachweise, usw.) so müssen diese ebenfalls dem Angebot beigelegt werden. Fehlen diese Unterlagen, so kann auch hier die Nichtberücksichtigung Ihres Angebotes die Folge sein.

Senden Sie bitte unsere Unterlagen (Fragenkatalog / Hinweise / etc.) komplett ausgefüllt, vollständig und in der richtigen Reihenfolge per Post wieder an uns zurück.

Befolgen Sie die Hinweise zum Ausfüllen ganz genau. Das Beachten der Hinweise erleichtert die Auswertung Ihres Angebotes sehr und hilft auch Missverständnisse zu vermeiden.

Bitte senden Sie die Unterlagen unbedingt innerhalb der Angebotsfrist an die Adresse, die im Veröffentlichungstext genannt ist. Das Angebot muss bei Fristende bei der angegebenen Stelle eingetroffen sein.

Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise zur Kuvertierung und Adressierung, die Sie in den Unterlagen finden. Nur so ist gewährleistet, dass Ihr Angebot zur richtigen Zeit bei der richtigen Stelle eintrifft und gewertet werden kann.

Bei der freihändigen Vergabe können Angebote im Einzelfall schon jetzt als e-mail abgegeben werden.

Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag. Siehe hierzu "Wirtschaftlichkeitsprinzip" in den Vergabe- und Beschaffungsgrundsätzen.

Dafür gibt es mehrere mögliche Antworten:

• -> Entweder kam das Angebot nicht fristgerecht bei der Vergabestelle an und konnte deshalb nicht mehr berücksichtigt werden,
• -> oder das Angebot musste von der Wertung ausgeschlossen werden,
• -> oder es gab ein wirtschaftlicheres Angebot

Die Vergabestelle informiert Sie automatisch, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang eines entsprechenden Antrags, über das Ergebnis der Ausschreibung.

Über die Ergebnisse von Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Freihändigen Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000 € netto informiert die Vergabestelle für die Dauer von drei Monaten auf dem Internetportal (siehe oben Veröffentlichungsorgan).

Während des laufenden Verfahrens müssen Sie Missverständnisse und Unklarheiten mit der Vergabestelle klären.

Sollte eine Abhilfe nicht möglich sein, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden.

Bitte informieren Sie sich vorher bei der Vergabekammer über das Verfahren und die Höhe der entstehenden Kosten.